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各二級(jí)單位：

根據(jù)學(xué)?！稒n案管理辦法》《湖南師范大學(xué)文件材料歸檔方法改革方案》等有關(guān)文件精神，現(xiàn)就2025年檔案移交工作通知如下：

一、歸檔制度

繼續(xù)貫徹實(shí)施教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定的“檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”，由各二級(jí)單位立卷歸檔。

二、歸檔內(nèi)容及期限

（一）2024年度形成的屬于學(xué)?！段募牧蠚w檔范圍與保管期限表》規(guī)定的各類(lèi)文書(shū)綜合、教學(xué)學(xué)籍檔案等材料，于2025年5月底前向檔案館移交歸檔。

1.2024年度形成反映本部門(mén)職能活動(dòng)的內(nèi)部工作文件、材料及上級(jí)部門(mén)重要來(lái)文、批復(fù)等（注：OA系統(tǒng)電子公文已實(shí)現(xiàn)接口歸檔，一般無(wú)須重復(fù)歸檔，但特別重要OA公文建議紙質(zhì)打印歸檔）。

2.2024年度形成的反映本單位重大事件的影像文件（使用光盤(pán)或磁盤(pán)等載體移交）。

3.2024年度各類(lèi)型學(xué)生畢業(yè)學(xué)籍檔案(主要為成績(jī)單、畢業(yè)生花名冊(cè)、畢業(yè)生合影、研究生學(xué)位答辯材料等)。

4.2024年度各類(lèi)型學(xué)生入學(xué)學(xué)籍檔案（主要包括學(xué)生入學(xué)基本信息登記表、新生注冊(cè)名單、新生錄取花名冊(cè)、招生簡(jiǎn)章、招生政策文件等）。

5.各部門(mén)獲省部級(jí)及以上的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、錦旗等以及與外單位公務(wù)交流中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的實(shí)物。

（二）2025年度生成的科技檔案。

1.科研、設(shè)備檔案在項(xiàng)目完成后2個(gè)月內(nèi)歸檔。

2.基建檔案在項(xiàng)目完成后3個(gè)月內(nèi)歸檔。

（三）會(huì)計(jì)專(zhuān)門(mén)檔案

按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)處保管一年，期滿(mǎn)后于次年5月底前歸檔。

（四）2024年前遺留的各類(lèi)檔案材料，請(qǐng)務(wù)必在2025年6月20日前全部進(jìn)行補(bǔ)充移交。

三、歸檔要求

（一）規(guī)范整理

1.2024年度形成黨群、行政類(lèi)文書(shū)檔案按照《湖南師范大學(xué)文件材料歸檔方法改革方案》《湖南師范大學(xué)歸檔文件整理規(guī)范》實(shí)行“按件歸檔”。（注：本類(lèi)檔案所涉及具體部門(mén)見(jiàn)附件1）

2.2022年度以前形成的黨群、行政類(lèi)文書(shū)檔案仍按原有業(yè)務(wù)規(guī)范實(shí)行“立卷歸檔”。

3.黨群、行政類(lèi)文書(shū)檔案外其他門(mén)類(lèi)檔案仍按原有業(yè)務(wù)規(guī)范實(shí)行“立卷歸檔”。

4.所有移交檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理，并將目錄錄入檔案館檔案管理系統(tǒng)。整理不規(guī)范、不完整的檔案不予接收。

5.不屬于歸檔范圍的有關(guān)材料，作為備查材料由各單位自行保存。

（二）集中移交

為了保證檔案材料的齊全完整和接收工作的有序進(jìn)行，同類(lèi)檔案整理好后集中一性次移交，原則上不接受多批次移交。

（三）移交手續(xù)

兼職檔案員填寫(xiě)《檔案材料歸檔交接單》，由所在單位檔案工作負(fù)責(zé)人簽字并加蓋單位印章，一式兩份辦理移交，歸檔部門(mén)和檔案館各執(zhí)一份存查。

四、注意事項(xiàng)

1.根據(jù)國(guó)家法規(guī)，任何部門(mén)或個(gè)人不得將檔案據(jù)為己有或者拒絕歸檔，必須定期向檔案館移交檔案。

2.盡量確保兼職檔案人員的穩(wěn)定性，如有分管檔案工作負(fù)責(zé)人、兼職檔案員和其他檔案工作人員變動(dòng)的，請(qǐng)各單位及時(shí)落實(shí)接管人員，重新填寫(xiě)《檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員登記表》（附件2），并報(bào)檔案館備案。

3.《2025年湖南師范大學(xué)各立卷單位檔案移交時(shí)間表》（附件3）。如需要上門(mén)指導(dǎo)，請(qǐng)?zhí)崆邦A(yù)約，聯(lián)系電話(huà)：88872173（彭老師、張老師）

五、歸檔督查

對(duì)逾期不移交檔案的單位，檔案館將向其發(fā)放《催檔函》，并將相關(guān)情況上報(bào)學(xué)校。

檔案館

2025年5月6日